วิธีการจัดเอกสารบนตู้เอกสารอย่างมือโปร

เคล็ดลับการจัดเอกสารเข้าตู้เอกสารที่ไม่ว่าจะเยอะแค่ไหนก็เอาอยู่

แม้ว่าทุกวันนี้เราจะจัดเก็บเอกสารบางส่วนในรูปแบบไฟล์หรือดิจิทัล แต่ก็ยังมีเอกสารอีกหลายอย่างที่ต้องเก็บเข้าแฟ้ม วันนี้เรามีเคล็ดลับการจัดเอกสารเข้าตู้เอกสาร ที่ไม่ว่าออฟฟิศจะมีเอกสารมากแค่ไหน ก็สามารถจัดเก็บได้อย่างเป็นระเบียบแน่นอน

แยกเอกสารที่ไม่ใช้แล้วไปทิ้งหรือทำลาย

กฎข้อแรกของการเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบคือ นำเอาเอกสารที่ไม่ใช้ประโยชน์แล้วไปทิ้ง หรือทำลาย เพื่อเพิ่มพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร

แต่ละออฟฟิศจะมีเอกสารมากมายที่ไม่ได้ใช้ ไม่ว่าจะเป็นใบสมัครงานของผู้สมัครเก่า ๆ ประวัติพนักงานเก่า และเอกสารเก่าบางส่วนที่ถูกเปลี่ยนเป็นไฟล์ดิจิทัลแล้ว แต่หลายคนก็ยังไม่ยอมทำลายเอกสารทิ้งไปเสียที ดังนั้น สิ่งที่เราต้องทำเป็นอันดับแรกเลยก็คือ การทิ้งหรือทำลายเอกสารที่ไม่ใช้งานแล้ว ซึ่งหลังจากที่เราได้ทิ้งหรือทำลายเอกสารเหล่านั้นไปแล้ว คุณจะเห็นได้เลยว่า เอกสารที่เราจะต้องทำการจัดเก็บหายไปเกินครึ่งเลยทีเดียว จากนั้นก็ไปจัดหมวดหมู่ของเอกสารกันเลย

จัดเอกสารเป็นหมวดหมู่

ต่อมาให้เราคัดแยกเอกสารออกเป็นหมวดหมู่ ทั้งตามประเภทของเอกสาร และตามการใช้งาน โดยการแบ่งประเภทของการใช้งานให้เราแบ่งเอกสารออกเป็น 3 หมวดดังต่อไปนี้

เอกสารที่ต้องเก็บรักษาไว้ถาวร อาจจะเป็นเอกสารสำคัญเกี่ยวกับการจดทะเบียนบริษัท เอกสารทางบัญชี และเอกสารอื่น ๆ ให้เก็บเอาไว้อย่างดีในตู้เก็บเอกสารที่มิดชิด สามารถล็อกบานตู้ได้ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารที่เป็นความลับหรือไม่ก็ตาม เพื่อป้องกันการสูญหาย
เอกสารที่เก็บไว้ในระยะเวลาชั่วคราว เช่น เอกสารที่เป็นรายละเอียดโครงการต่าง ๆ หรือเอกสารการจัดซื้อจัดจ้าง ที่ต้องเก็บรักษาเอาไว้ช่วงระยะเวลาใดระยะเวลาหนึ่ง จากนั้นค่อยนำไปทำลาย
เอกสารที่ต้องใช้งานหลายคน ให้เก็บเอกสารดังกล่าวเอาไว้ในจุดที่หยิบใช้ง่าย และเก็บคืนได้ง่าย

การจัดเอกสารแบบแบ่งหมวดหมู่ตามนี้ จะช่วยลดจำนวนเอกสารในพื้นที่การทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดียิ่งขึ้น

เก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่ย่อย โดยใช้ Tag แยกประเภท

อย่าเก็บเอกสารทุกอย่างไว้ในแฟ้มเดียว โดยมีเอกสารหลายประเภทอยู่ด้วยกัน เพราะจะทำให้การค้นหาเอกสารเป็นไปอย่างยากลำบาก ดังนั้น เพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน เราจึงควรแบ่งประเภทของเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ย่อยมากที่สุด โดยให้ติดป้ายหรือ Tag หรือใช้สีแฟ้มในการแยกเอกสาร เช่น แฟ้มเกี่ยวกับข้อมูลโครงการเป็นสีเหลือง แฟ้มบัญชีเป็นสีส้ม แฟ้มการจัดซื้อจัดจ้างเป็นสีฟ้า จากนั้นก็ติด Tag ชื่อโครงการที่ดำเนินการ ก็จะช่วยให้การจัดเก็บเป็นระเบียบและค้นหาได้ง่ายยิ่งขึ้น

จัดเรียงเอกสารและแฟ้มในตู้

เมื่อจัดหมวดหมู่และใส่เข้าแฟ้มเรียบร้อยแล้ว ก็ถึงเวลาในการจัดเรียงเอกสารในชั้นวางเอกสารหรือชั้นวางแฟ้มตามประเภทและหมวดหมู่ หากว่าเป็นเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้งาน อาจจะนำไปเก็บไว้ในห้องเก็บเอกสาร แต่หากว่าเป็นเอกสารที่ยังใช้งานอยู่ หรือใช้งานร่วมกันควรวางไว้ในจุดที่หยิบได้อย่างสะดวก และหากว่าเป็นเอกสารที่เป็นความลับควรเก็บไว้ในตู้เซฟ หรือมีการล็อกกุญแจอย่างแน่นหนา

เก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัล

เอกสารบางส่วนสามารถนำมาสแกนและจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัลได้ ซึ่งนอกจากจะประหยัดเนื้อที่จัดเก็บเอกสารแล้ว ยังง่ายต่อการสืบค้นอีกด้วย

เคล็ดลับที่สำคัญอย่างหนึ่งในการเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบคือการเลือกตู้เอกสารที่เหมาะสม สวยงาม สามารถวางเอกสารได้อย่างแข็งแรง และหยิบใช้งานได้ง่าย มีให้เลือกมากมายหลากหลายรูปแบบ ซึ่งคุณสามารถแวะเข้ามาเช็กสินค้าภายในเว็บไซต์ Index Living Mall กันก่อนได้เลย หรือจะไปเลือกซื้อตามสาขาก็ยิ่งสะดวก หรือติดต่อเราได้ที่ Customer Contact Center: 1379 เวลาทำการทุกวัน (จันทร์ - อาทิตย์) เวลา 9.00 - 18.00 น. ยกเว้นวันหยุดเทศกาลปีใหม่, วันสงกรานต์ และวันแรงงาน หรือทางอีเมล Email: customerservice_online@indexlivingmall.com